Sáng ngày 23/3/2025, đoàn công tác của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) do ông Trần Trung Kiên - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước làm trưởng đoàn làm việc với UBND TP. Nha Trang về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Dự làm việc với đoàn có ông Nguyễn Văn Minh - Phó Chủ tịch UBND TP. Nha Trang, đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh cùng lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND, phòng Nội vụ thành phố, lãnh đạo UBND phường Tân Tiến.
Quang cảnh buổi làm việc
Tại buổi làm việc, đoàn đã kiểm tra, đánh giá thực trạng tài liệu giấy và kho lưu trữ tài liệu giấy, tài liệu số và cơ sở dữ liệu tài liệu phục vụ việc thẩm định nội dung tổ chức lại lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong Đề án tổng thể sắp xếp đơn vị hành chính của địa phương; hướng dẫn thống kê, đóng gói, niêm phong tài liệu, khoanh vùng dữ liệu để chuẩn bị bàn giao và việc xây dựng đề án quản lý, xử lý nghiệp vụ tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy; giải đáp một số khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện.
Thực hiện Công văn chỉ đạo của UBND tỉnh về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước, ngày 17/3/2025, UBND TP. Nha Trang đã ban hành Công văn số 1897/UBND-NV, trong đó chỉ đạo các cơ quan đã chấm dứt hoạt động, chuyển giao nhiệm vụ khẩn trương thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan mới tiếp nhận chức năng nhiệm vụ và Lưu trữ thành phố, hoàn thành trước ngày 31/3/2025. Các cơ quan, đơn vị mới khi hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy đã mở sổ đăng ký, quản lý văn bản mới và lập mới hệ thống số, kí hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01 theo quy định. Hệ thống quản lý văn bản E-Office được điều chỉnh, cấu hình, bổ sung các Sổ quản lý văn bản tương tự như Sổ giấy. Đồng thời các cơ quan, đơn vị đã thực hiện quản lý và sử dụng, bàn giao con dấu của cơ quan trước khi sắp xếp về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu theo đúng theo quy định. Đối với các hồ sơ đã thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh qua các năm, các cơ quan, đơn vị đã chủ động nộp lưu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Ông Nguyễn Văn Minh phát biểu tại buổi làm việc
Tại buổi làm việc, Đoàn công tác cũng đã trao đổi và ghi nhận một số kiến nghị của UBND TP. Nha Trang như: cần có hướng dẫn bàn giao đối với danh mục hồ sơ có tính chất vụ việc như hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; đơn phản ánh, kiến nghị, đơn tố cáo…, tránh việc bàn giao hồ sơ không rõ chi tiết, số lượng, ảnh hưởng đến việc tra cứu, thanh tra, kiểm tra sau này; Hồ sơ khi bàn giao phải kiểm tra, đối chiếu giữa danh mục và hồ sơ thực tế trước khi đóng gói để vận chuyển, do đó đề nghị sớm có phương án phù hợp để tránh việc đóng gói hồ sơ nhiều lần, vận chuyển hồ sơ nhiều lần, nhiều địa điểm gây lãng phí ngân sách...
Minh Dung - Hữu Thịnh
xem bài viết gốc tại đây